Апостиль — специальный штамп для подтверждения подлинности подписи, должности подписавшего лица и оттиска печати на официальном документе, который предъявляют в другой стране. В Москве его проставляют на документах об образовании, гражданском состоянии, судебных решениях и личных данных через компетентные государственные органы.
Апостиль относится к процедуре легализации документов и применяется в случаях, когда государство назначения признаёт такой способ подтверждения. Он не заменяет нотариальный перевод и не подтверждает содержание документа: штамп удостоверяет его официальное происхождение.
Какие документы можно легализовать апостилем
Перечень зависит от вида документа и органа, который оформил или хранит его оригинал. В Москве апостиль может быть проставлен на следующих категориях:
- Документы об образовании: дипломы, аттестаты, приложения к ним, академические справки и другие официальные документы образовательных организаций.
- Документы о гражданском состоянии: свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и смерти, а также справки органов ЗАГС.
- Судебные документы: решения судов и связанные с ними официальные материалы, если они предназначены для предъявления за рубежом.
- Документы, содержащие личные данные: отдельные справки, архивные документы и иные официальные бумаги, на которых имеется подпись и печать компетентного учреждения.
- Нотариальные документы: документы, удостоверенные нотариусом, если требуется подтвердить подлинность нотариальной подписи и печати.
Не каждый документ подходит для апостилирования. Орган проверяет подлинность подписи, печати и полномочия лица, выдавшего документ. Копия без нотариального удостоверения, повреждённый документ или бумага, оформленная с ошибками, могут потребовать предварительной замены или дополнительного подтверждения.
Апостиль проставляют на российском официальном документе либо на отдельном листе, который подшивают к нему. Самостоятельно поставить штамп на документе нельзя: это делает только уполномоченный государственный орган.
Куда обращаться в Москве и как проходит оформление
Компетентный орган выбирают по типу документа и месту его выдачи. Апостиль проставляется в органах юстиции, ЗАГСах, прокуратуре и департаменте консульской службы РФ. Для отдельных архивных документов могут потребоваться квалифицированные архивные структуры, подтверждающие подлинность записи или подписи.
- Органы юстиции рассматривают документы, включая нотариальные бумаги, когда подтверждается подпись и печать нотариуса.
- ЗАГС занимается документами о гражданском состоянии и актовыми записями, оформленными органами записи актов гражданского состояния.
- Прокуратура проставляет апостиль на документах, относящихся к её компетенции.
- Департамент консульской службы РФ работает с документами, для которых подтверждение относится к его полномочиям.
Перед подачей следует определить, какой орган выдал документ, проверить требования страны назначения и уточнить, нужен ли оригинал, нотариальная копия или архивная справка. Если документ составлен на русском языке, для иностранного учреждения обычно дополнительно готовят нотариальный перевод. Апостиль и перевод могут оформляться в разной последовательности, поэтому порядок лучше сопоставить с требованиями принимающей стороны.
Практическое описание документов, которые обычно принимаются для такой процедуры, можно найти в профильном информационном материале https://mkperevod.ru/apostil, где отдельно рассматриваются дипломы, свидетельства и справки.
Для проставления апостиля требуется предъявить документ, удостоверяющий личность, сам документ и квитанцию об оплате гос. пошлины. Если документы подаёт представитель, дополнительно могут потребоваться документы, подтверждающие его полномочия; конкретный состав зависит от правил соответствующего органа.
- Проверить состояние документа, наличие подписи и печати, а также соответствие требованиям страны, где его будут использовать.
- Определить компетентный орган по виду документа и месту его оформления.
- Подготовить удостоверение личности, оригинал документа и квитанцию об оплате госпошлины.
- Подать документы в выбранный орган и дождаться проверки подлинности реквизитов.
- Получить документ с проставленным апостилем и при необходимости оформить нотариальный перевод.
Стандартный срок оформления апостиля в Москве составляет 4–5 дней. Стоимость услуги — от 4000 рублей в стандартном режиме; итоговая сумма может зависеть от вида документа, необходимости нотариальных действий, перевода и иных предусмотренных процедур.
Что проверить после получения апостиля
После выдачи документа нужно сверить написание фамилии и имени, реквизиты документа, дату, номер штампа, подпись должностного лица и оттиск печати. Ошибка в персональных данных или несоответствие документа требованиям принимающей стороны может привести к отказу в его принятии за рубежом.
Также следует проверить, требуется ли перевод самого апостиля и кем он должен быть заверен. В некоторых случаях иностранное учреждение принимает только перевод, выполненный или удостоверенный нотариусом в установленном порядке.
Таким образом, сначала определяют вид документа и орган, который вправе подтвердить его подлинность, затем готовят оригинал, удостоверение личности и квитанцию об оплате госпошлины. В Москве стандартное проставление апостиля обычно занимает 4–5 дней, после чего при необходимости оформляют нотариальный перевод для предъявления за границей.
